Conseils pour le faire soi-même
Choisir la bonne norme
Se préparer à une vérification
Comprendre les exigences de la norme
Effectuer une vérification interne afin de relever toute lacune
Surveiller et rectifier toute lacune
Comprendre les exigences de la norme
« devra » et « doit »
puisqu’ils signalent des exigences obligatoires.
Les mots « devrait » et « pourrait »
indiquent des lignes directrices qui sont normalement recommandées, mais qui ne peuvent être imposées par un cabinet de vérification.
Le terme « procédure documentée »
indique qu’il doit exister des documents décrivant la procédure mise en place. Lorsque les termes « processus » ou « procédure » sont utilisés, il n’est pas nécessaire que le processus ou la procédure en question soit documenté; il suffit qu’elle soit en place. Le vérificateur effectuera un entretien avec le personnel pour en apprendre davantage sur la manière dont le processus ou la procédure est suivi.
La mention de « dossiers »
indique les situations pour lesquelles des dossiers doivent exister.
Surveiller et rectifier toute lacune
Tout élément relevé au cours de la vérification des lacunes ou de la vérification interne doit être ajouté à un registre de mesures afin de contrôler les progrès réalisés jusqu’à ce que la lacune soit comblée. Les mesures notées peuvent inclure la création de nouvelles procédures, la formation du personnel ou l’application plus cohérente des pratiques existantes.
Ces quelques étapes permettront de relever tout enjeu important qui pourrait engendrer des angoisses à la veille d’une vérification. En suivant ces étapes, votre organisation sera assurée d’être bien préparée, et vous pourrez attendre la vérification en toute confiance.
Effectuer une vérification interne/des lacunes
de rassembler tous les documents, formulaires et procédures déjà en vigueur selon votre système.
d’effectuer un examen documentaire de vos pratiques afin de vous assurer que celles-ci répondent aux exigences de la norme ou de la liste de vérification. En lisant la norme, prenez note des articles où votre système est conforme. De plus, prenez des notes ou faites référence aux procédures, politiques ou dossiers qui sont déjà en place sur le sujet abordé. Tout cela vous aidera à répondre aux questions que le vérificateur pourrait avoir sur la manière dont vous répondez aux exigences particulières.
| Clause type | Exigence | OUI | NON | NOTES |
|---|---|---|---|---|
| 3. Ressources humaines | Le fournisseur de services de traduction doit avoir une procédure documentée en place qui encadre la sélection des ressources humaines possédant les connaissances et les capacités requises pour les projets de traduction. | X | Procédure |
Effectuer des entretiens avec le personnel qui réalise effectivement les diverses activités faisant l’objet de la vérification afin d’assurer la conformité aux exigences de la norme ou de la liste de vérification et de vos pratiques internes.